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7 Lecciones del Startup Weekend Women

Posted on Feb 17, 2014 in Business, Personal, Technology | 0 comments

SWWomen 2014

A propósito de haber llegado a terminar la edición del video resúmen del Startup Weekend Women, quería aprovechar para hacer un post sobre la experiencia de organizar un evento de emprendimiento como éste. Fue todo un desafío, porque la organización cogió fuerza en la última semana justo cuando estaba en Cusco por el DrupalPicchu. Deben entender que ninguna de las co-founders de WIT Perú se dedica a tiempo completo a la organización. Por lo que debemos balancear mucho nuestro trabajo diario, nuestra vida personal y aquello que hacemos en WIT Perú. Es mucha pasión y deseo de compartir, pero también mucho compromiso… que a veces nos genera harto estrés.

Aquí un listado de 7 cosas que he aprendido de la organización del Startup Weekend Women:

1. Compras

Compras para el SWWomen

Aquí nosotros haciendo las compras para el evento… teníamos miedo de cuánto iba a salir la cuenta!

Hacer las compras al menos un día antes del evento. Hay cosas que se deben de comprar en el momento, como el hielo o quizás la fruta (dependiendo)… pero la gran mayoría de cosas puede ser comprado con anticipación. El nivel de estrés por tiempo y por el tráfico sube en cantidades exponenciales mientras más cosas haya que comprar. Si además estás gestionando las preguntas y respuestas de último momento de la audiencia… mucho peor. Es importante ir con otra persona para agilizar el trámite… Ah, sí! Yo soy un lío para ordenar el carrito modo Tetris, así que Freddy se encargaba de mantener el orden casi a niveles Tocotocos :)

2. Multitasking

Es posible estar en un evento preparándote para otro, pero es importantísimo que el internet sea muy bueno, sino no hay la debida infraestructura para poder gestionar remotamente el proyecto. En este caso, tocó armar toda la campaña de difusión digital desde Cusco… y la conexión a veces nos hacía patalear. El smartphone puede ser bueno para retwittear, pero definitivamente no es la mejor plataforma para compartir en facebook, mandar tweets cada cierto tiempo y editar imágenes. Es mejor tener una computadora al lado con buen internet y planificar el día con detalle (y si es necesario perder horas del otro evento,  pues debe de hacerse).

3. Venta de entradas

La diferencia entre organizar un evento pagado y un evento gratis, al menos para mí, es la cantidad de estrés que genera el pagado. Las personas están comprometiendo su dinero, y por eso, ¡todo debe ser perfecto! Como dijo Ingrid Astiz en el DevHangout de “Inteligencia Emocional para Desarrolladores”; la perfección genera frustración. ¡Y qué frustración! Primero, porque teníamos que vender un cierto número de entradas para hacer viable el evento. Y segundo, porque a medida que se acercaban los días, las ventas proyectadas no se daban de la manera en que habíamos pensado. Entonces se hizo clave la difusión y la búsqueda de sponsors al evento. Hicimos ajustes tras ajustes al presupuesto.

4. Siempre hay gente que espera el último momento

El día del inicio del evento, tuvimos que abrir el eventbrite hasta en tres ocasiones. Es importante comunicar la fecha y hora final del registro, pero siempre habrán personas que se animarán a último momento. Se debe tomar la decisión si permitir o no esas excepciones; con anticipación de preferencia. Estuvimos en una discusión via whatsapp para ver si dar luz verde a la extensión del registro y luego definir quién ingresaba a la plataforma de Eventbrite y cambiaba su estado.

Alguien debe estar pendiente de responder las consultas de los participantes y controlar el registro hasta minutos antes del evento. Preferentemente que esa persona no sea la que debe de ir de compras (ver punto 1).

5. Puntualidad

Tuvimos problemas de inicio a la hora en el evento. Me hubiera gustado que eso no fuera así, pero una serie de factores nos impidieron iniciar a tiempo. Se debe definir alguien de la organización cuya sola responsabilidad el primer día del evento sea recibir a las personas, tomar asistencia y dar las indicaciones respectivas. Lo mismo en los siguientes días. Todas queríamos hacer de todo. Este punto quedó un poco descuidado.

SWWomen 2014: Planificando la ejecución del evento

Aquí con Steph planificando las tareas del evento para su monitoreo

6. Pivotear cuando se necesite

Muchos planes fueron modificados sobre la marcha. El más grande fue el cambio de sede. Estuvo en riesgo el evento y todo el esfuerzo que habíamos invertido en la organización iba a ser por las puras. Sólo queda tomar un respiro hondo y buscar soluciones. Una debe aprender a ser flexible e ir con la corriente. Si es que las cosas no se están dando como una había planificado, debe de verse otras oportunidades o direcciones que se podrían tomar. No hay que cerrarse a que debe de hacerse de una manera particular.

En la foto de la derecha, aplicando un poco de Visual Management para las tareas durante la ejecución del evento.

7. Organización en Comunidad (aka. Divertirse!)

Lo mejor de todo fue el apoyo que recibimos de la comunidad tecnológica y emprendedora de Lima. El evento se convierte en una excusa para que amigos se puedan reunir y compartir momentos gratos. Sí, hay trabajo por hacer, pero también mucha diversión. Muchas risas y sonrisas. Se genera un ambiente donde compartir es un gozo, donde regresar una y otra vez, es un gusto y no una obligación. Esa es nuestra comunidad, la que alentamos en nuestra vida y en WIT Perú. Me queda agradecer a todos los que hicieron que esto fuera posible. No voy a mencionarlos porque la lista sería enorme, pero cada uno de ustedes sabe quiénes son :) Millones de gracias y espero vernos pronto!

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